Documentos para licitação: o que a habilitação pede

Prova que a empresa existe e quem pode falar por ela (art. 66). Normalmente:

• ato constitutivo: contrato social com as alterações, requerimento de empresário ou, para o MEI, o CCMEI;
• documento de quem assina pela empresa e, se for o caso, a procuração;
• autorização para funcionar, quando a atividade exige uma.

Prova que a empresa está em dia com os impostos, a previdência, o FGTS e a Justiça do Trabalho (art. 68). Na prática, são estes documentos:

Certidão positiva com efeito de negativa vale como negativa: ela mostra que há um débito, mas parcelado ou suspenso. Cada certidão tem validade própria, impressa no documento; confira as datas antes de enviar.

O edital também pede declarações, como a de que a empresa não emprega menores em trabalho proibido (art. 68, VI, que remete à Constituição, art. 7º, XXXIII).

Micro e pequenas empresas podem disputar mesmo com certidão vencida ou com pendência. A regularidade só é exigida para assinar o contrato, e há 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5, para resolver depois de vencer (Lei Complementar 123/2006, arts. 42 e 43). Quem não resolver perde o direito ao contrato.

Prova que a empresa já fez algo parecido com o que está sendo comprado (art. 67). O documento mais comum é o atestado de capacidade técnica: uma declaração de um cliente, público ou privado, dizendo o que você forneceu e se cumpriu bem.

• O edital só pode exigir atestado das parcelas de maior relevância, aquelas que valem pelo menos 4% do total estimado (art. 67, §1º).
• A quantidade mínima exigida no atestado pode chegar a 50% da parcela, não mais (art. 67, §2º).
• Em obras e serviços de engenharia, entram ainda o registro da empresa e do responsável técnico no conselho profissional, como CREA ou CAU.

Ainda não tem atestado? Peça aos clientes atuais, inclusive empresas privadas, um atestado do que você já entregou. É o documento que mais trava quem está começando.

Prova que a empresa tem fôlego para cumprir o contrato (art. 69):

• balanço patrimonial e demonstração do resultado dos dois últimos exercícios, ou só do último se a empresa tem menos de 2 anos (art. 69, I e §6º);
• certidão negativa de falência, do fórum da sede da empresa (art. 69, II).

Em compras maiores, o edital pode exigir capital mínimo ou patrimônio líquido de até 10% do valor estimado (art. 69, §4º).

Nas compras para entrega imediata e nas de valor abaixo de um quarto do limite de dispensa para compras, a habilitação pode ser dispensada no todo ou em parte (art. 70, III). É mais um motivo para começar pelas dispensas de licitação.

• Contrato social atualizado (ou CCMEI) e documento de quem assina, em PDF.
• As cinco certidões: federal, FGTS, trabalhista, estadual e municipal, com as datas de validade anotadas.
• Atestados de capacidade técnica dos seus principais clientes.
• Último balanço assinado pelo contador e certidão de falência recente.
• Modelo de declarações que se repetem: ME/EPP, menor, cumprimento dos requisitos.

No governo federal, boa parte disso fica guardada no SICAF, o cadastro de fornecedores, e a lei prevê um cadastro unificado no PNCP (art. 87). Mesmo assim, cada edital pode pedir algo a mais: leia a lista dele. Veja também como participar de licitação.